Sertifikalı bir iplik, kumaş ya da giysi el değiştirdiğinde, beyanın da onunla birlikte geçtiğini gösteren belge işlem sertifikasıdır (Transaction Certificate, TC). TC’yi satıcının belgelendirme kuruluşu düzenler. Belgede hangi sevkiyatta, hangi üründen, ne kadar sertifikalı malzemenin hangi alıcıya gittiği yazar. GRS, RCS, OCS ve GOTS gibi standartlarda müşteriye ürünle birlikte TC ulaşmazsa, ürün sertifikalı olsa bile beyan zincirde ilerleyemez.
TC’nin arkasındaki asıl iş, girdi ile çıktı arasındaki dengenin her dönem savunulabilir olmasıdır. Sektörde buna kısaca “kütle denkliği” deniyor. Bu yükü kadrosunda ayrı bir uzman bulundurmayan firmalar için düzenli olarak dışarıdan taşıyoruz:
- Sevkiyat bazında TC başvurularını hazırlamak
- Girdi TC’lerini doğrulamak
- Fire ve dönüşüm katsayılarını üretim verisine dayandırmak
- Yıllık denetim öncesinde dönemin dengesini kapatmak
Bir TC’nin üzerinde neler yazar?
- TC numarası, standardın adı ve düzenleyen belgelendirme kuruluşu
- Satıcı ile alıcının adı, adresi ve kapsam sertifikası numaraları
- Girdi olarak kullanılan malzemelerin TC numaraları
- Sevkiyat tarihleri, fatura ve taşıma belgesi referansları
- Ürün tanımı, brüt ve net ağırlık, sertifikalı malzemenin ağırlığı ve oranı
Sayfa planı
- Kapsam sertifikası ve işlem sertifikası
- TC başvurusu ve süreler
- Kütle denkliği hesabı
- TC’nin reddedilme sebepleri
- Hizmetin ritmi
- TC hakkında sorular
Kapsam sertifikası ile işlem sertifikası (Transaction Certificate) arasındaki fark nedir?
SC diye kısaltılan kapsam sertifikası (Scope Certificate) firmanın kendisini anlatır. Belgede sertifikalı tesisler, işlem adımları ve ürün grupları listelenir; belge yıllık denetimle yenilenir. İşlem sertifikası ise tek bir satış hakkındadır; o sevkiyattaki malzemenin sertifikalı olduğunu ve beyanın alıcıya geçtiğini belgeler.
İkisi birbirine bağlı çalışır. Bir ürün için TC alınabilmesi için o ürünün SC’de listelenmiş olması ve sevkiyat tarihinde SC’nin geçerli olması gerekir. Müşterinize gönderdiğiniz bir kapsam sertifikası “sertifikalı bir firmayla çalıştığını” gösterir. “Bu partinin sertifikalı olduğunu” ise yalnızca TC gösterir.
TC başvurusu nasıl yapılır, ne kadar sürer?
Başvuruyu satıcı firma kendi belgelendirme kuruluşuna yapar. Textile Exchange standartlarında başvuru ve onay, kuruluşun Trackit platformunda yürür. Başvuruya şunlar eklenir:
- Satış faturası
- Taşıma belgesi
- Girdi TC numaraları
- Ürün ve ağırlık bilgileri
Süreleri belirleyen kurallar ortak TC politikasında yazılıdır:
- Düzenleme süresi: Belgelendirme kuruluşu TC’yi eksiksiz başvurunun alınmasından itibaren 15 iş günü içinde düzenler. Eksik başvuruda saat, eksik tamamlandığında yeniden başlar.
- Geç başvuru: Kuruluş, TC’deki en erken sevkiyatın tarihinden altı ay sonrasına kadar TC düzenlemekle yükümlü değildir. Geciken başvurular bu yüzden kaybedilen beyan anlamına gelebilir.
- Birden fazla sevkiyat: Aynı alıcıya giden birden çok sevkiyat tek TC’de toplanabilir. Bunun şartı, her sevkiyatın ürün ve miktarının TC üzerinde ayrı ayrı izlenebilmesidir.
- Materials Matter geçişi: Bu iki geri dönüşüm standardında son başvuru tarihi 31 Mart 2029; kuruluşlar 14 Nisan 2029’dan sonra yeni TC düzenlemeyecek.
Kütle denkliği ne demek, denetçi nasıl hesaplar?
Textile Exchange’in zincir gözetimi standardı Content Claim Standard’da (CCS) bu işin adı hacim mutabakatıdır (volume reconciliation). Temel kurala göre bir dönemde dışarı satılan sertifikalı ürün, aynı dönemde içeri giren sertifikalı malzemenin fireler düşüldükten sonraki miktarını aşamaz.
Her işlem adımında kaybolan oran dönüşüm katsayısıyla (conversion factor) ifade edilir. Denetçi bu katsayının üretim kayıtlarıyla desteklenmesini ister.
Bir kavram karışıklığını da baştan düzeltelim. Sektörde “kütle denkliği” diye anılan bu hesap, bazı sistemlerdeki “mass balance” zincir gözetimi modeliyle aynı şey değildir. CCS’ye dayanan beyanlarda sertifikalı malzemenin üründe fiziksel olarak bulunması ve sertifikasız malzemeden ayrı izlenmesi esastır.
Hesap örneği: rPET iplikten örme kumaş
- Girdi: TC’li 10.000 kg rPET iplik
- Örme firesi: %4 → dönüşüm katsayısı 0,96
- Boya ve terbiye firesi: %6 → dönüşüm katsayısı 0,94
- Satılabilecek en fazla sertifikalı kumaş: 10.000 × 0,96 × 0,94 = 9.024 kg
Dönem içinde 9.400 kg kumaş sertifikalı olarak satılmışsa, girdisi olmayan 376 kg’lık bir beyan ortaya çıkar. Bu fark denetimde uygunsuzluk demektir. Tersi de sorunludur: kâğıt üzerindeki fire oranı sahadaki gerçek oranın çok üzerindeyse, denetçi bu katsayının nasıl bulunduğunu sorar.
Katsayıları masa başında tahmin etmek yerine üretim verisinden çıkarıyoruz. Bunun için şu kayıtları kullanıyoruz:
- Örme ve dokuma hattındaki tartım kayıtları
- Boyahane parti raporları
- Kesimhanenin pastal verimliliği
Ürün grubuna göre ayrı katsayı kullanmak, tek bir ortalama oranla çalışmaktan hem daha doğru hem daha savunulabilir.
TC başvurusu hangi sebeplerle geri döner?
| Sebep | Nasıl önlenir? |
|---|---|
| Girdi TC’si eksik, yanlış ya da başka bir alıcı adına düzenlenmiş | Mal kabulünde TC’nin alıcı adı, ürünü ve miktarı irsaliyeyle eşleştirilir. |
| Satılan ürün kapsam sertifikasında listelenmemiş | Yeni ürün grubu satılmadan önce kapsam genişletme talebi yapılır. |
| Sevkiyat tarihinde kapsam sertifikası geçersiz | Yenileme denetimi, sertifikanın bitişinden yeterince önce planlanır. |
| Girdi ile çıktı arasındaki miktar dengesi tutmuyor | Denge, her sevkiyatta güncellenen sürekli bir stok defteriyle izlenir. |
| Dış işlem yapan fasoncunun kaydı yok | Fason firma kapsama dahil edilir ya da kendi sertifikası doğrulanır; giden ve dönen miktarlar ayrı kaydedilir. |
| Başvuru çok gecikmiş | Sevkiyat sonrası TC başvurusu haftalık rutine bağlanır. |
Hizmetin ritmi: her sevkiyatta, her ay, her yıl
TC işi ticaretin hızıyla dönen bir rutindir; bir kez kurulup bırakılamaz. Desteğimizi de bu ritme göre kuruyoruz.
Her sevkiyatta
- Gelen girdi TC’lerini doğruluyoruz.
- Çıkan sevkiyat için başvuru setini hazırlıyoruz.
- Başvuruyu platforma işleyip belgelendirme kuruluşunun sorularını cevaplıyoruz.
Her ay
Sertifikalı stok defterini depo sayımıyla karşılaştırıyoruz. Dönüşüm katsayılarını o ayın üretim verisiyle sınıyor, sapma varsa sebebini yazıyoruz.
Her yıl
Yenileme denetiminden önce dönemin girdi-çıktı dengesini kapatıyoruz. Kapsam sertifikasındaki ürün ve tesis listesini güncel duruma getiriyoruz. Denetimde sorulacak örnek sevkiyatları önceden geriye doğru izliyoruz.
Sertifikayı ilk kez alacak firmalar için kurulum aşamasını GRS ve RCS sertifikası ile OCS ve GOTS sertifikası sayfalarımızda anlattık.
Tutmayan bir dengeyi neden “düzeltmiyoruz”?
Bir dönemin sonunda girdi-çıktı dengesi tutmadığında, kayıtları dengeye uyduracak biçimde değiştirmek cazip gelebilir. Bunu yapmıyoruz, çünkü TC sistemi tek bir firmanın defterinden ibaret değil. Her TC, bir önceki halkanın TC numarasına dayanır. Belgelendirme kuruluşları ve standart sahipleri bu numaraları zincir boyunca karşılaştırabilir. Bir halkada uydurulan miktar, sonraki halkalarda çıkan bir tutarsızlıkla geri döner.
Dengenin tutmadığı yerde yaptığımız iş, farkın sebebini bulmak. Bu sebep yanlış katsayı, kayda geçmemiş bir fire ya da sertifikasız girdiyle karışmış bir parti olabilir. Sebebi bulduktan sonra beyan edilebilir miktarı dürüstçe yeniden hesaplıyoruz. Kaybedilen birkaç yüz kilo beyan, iptal edilen bir sertifikadan her zaman ucuzdur.
İşlem sertifikası (TC) hakkında sorular
TC’yi alıcı mı ister, satıcı mı düzenletir?
Alıcı ister, satıcı düzenletir. Başvuruyu satıcı kendi belgelendirme kuruluşuna yapar, TC de satıcının kuruluşu tarafından düzenlenir. Alıcı aldığı TC’yi kendi stok kaydına işler ve kendi satışında girdi TC’si olarak gösterir.
Sevkiyattan aylar sonra TC isteyebilir miyiz?
Riskli. Ortak TC politikasına göre belgelendirme kuruluşu, en erken sevkiyatın üzerinden altı ay geçtikten sonra TC düzenlemek zorunda değildir. Müşterinin beyanını kaybetmemesi için başvurunun sevkiyatın hemen ardından yapılması gerekir.
Tek TC’ye birden fazla standart yazılabilir mi?
Textile Exchange standartları için, listelenen bütün ürünler bu standartların hepsine göre sertifikalıysa evet. Değilse her standart için ayrı TC düzenlenir. GOTS’un TC’si ise kendi prosedürüne göre ayrıca düzenlenir.
Fire oranını kim belirliyor?
Firma belirler, denetçi doğrular. Oranın üretim kayıtlarıyla desteklenmesi gerekir. Sektör ortalamasından alınmış ya da yıllardır değişmemiş bir katsayı, denetimde ilk sorgulanan kalemlerden biridir.
TC işini firma içinde mi yapmalıyız, dışarıya mı vermeliyiz?
Sevkiyat sayısı yüksek ve sürekliyse, işi bilen bir iç kadro en sağlıklı yoldur. Biz bu kadroyu kurup eğitebiliriz. Sevkiyatlar dönemsel, sertifikalı ürünler toplam satışın küçük bir kısmıysa, işi dışarıdan yürütmek genellikle daha ekonomiktir.
Bekleyen TC başvurularınız, tutmayan bir dönem dengeniz ya da yaklaşan bir yenileme denetiminiz varsa bize ulaşın. Hangi standartla çalıştığınızı, aylık ortalama sevkiyat sayınızı ve belgelendirme kuruluşunuzu yazmanız, işin büyüklüğünü görmemize yeter.
Son gözden geçirme: Ekim 2026